一、数据必须永远保留。无论是归档还是备份，数据的完整性必须得到保证，必须在规定的时间内保证数据的安全存储。

二、数据易于读取。虽然大部分数据重复读取的可能性不大，但归档系统依旧不是一个“死”仓库，必须保证在需要的时候能方便地读取数据，这也是归档系统的必备原则之一。

三、保证法规遵从。企业和组织在业务运作中，不仅要遵守企业自己的各项规章，而且要遵守政府和行业制定的各项法律、法 规及各种规章。例如，在美国推出的美国证券交易委员会SEC（Securities Exchange Commission）法案、萨班斯-奥克斯莱法案（Sarbanes-Oxley）法案等众多法案中，对电子记录在完整性、保密性和可存取性三个方面都有明确规定。归档系统也必须完全符合这些要求。

四、数据的可扩展性。对于许多企业来说，数据是无时无刻不在扩展的。特别是对Web 2.0等新兴企业来说，数据的扩展速度可能远超企业建立起始时的想像。这种情况下，归档系统必须保证自身的可扩展性，以满足企业迅速增长的数据量的要求。